本記事はNRIネットコム Advent Calendar 2021 3日目の記事です。
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はじめまして、NRIネットコムでWebディレクターをしている松田と申します。
Webディレクターと言うと、具体的にどんな業務をしているかご存知ですか？
・お客様に魅力的な企画を提案することや、それを実現するために必要な費用の調整
・サイトの根幹となる情報の設計や、それに基づくワイヤーフレームの作成
・構築後の情報更新のオペレーションや、アクセス分析・改善施策の検討
などなど、業務は多岐にわたります。
一方で、お客様に進捗を報告したり、チームのメンバーに作業を依頼したりなど、日々のタスク管理を行う制作進行管理もディレクターの仕事です。
案件がスムーズに進行するよう、チーム内外のメンバーやお客様との間に立ち、最初から最後までチームの司令塔として動き続けています。
今回はその「制作進行管理」に焦点を当てて、私たちが日々心がけていることをご紹介します。
私が所属するチームのディレクター3名で出した結論です！
Webディレクターとしてのキャリアをスタートさせた方にもぜひ参考になればと思います。
1.メンバーを思いやり、作業を依頼する
デザイナーさんやコーダーさんなどチームのメンバーに作業を依頼する時は、できるだけ内容を分かりやすく整理してから伝えます。
・目を通すべき資料が複数ある場合は一か所にまとめる
・お客様から受け取った資料も分かりづらい場合があれば、伝わりやすいように成形しなおす
・なるべく五月雨ではなく1回でまとめて伝える
これらはすべて、担当するメンバーには作業に集中してもらいたい、余計な思考を働かせたくないという思いやりが重要です。
そして、ポイントとして、作業内容は必ず会話をして伝えます。
お客様からの依頼内容や意見などが伝わりづらい状況の場合はこうして自分から直接伝え、理解して進めてもらうことを努めています。
テレワーク環境下ではSlackやZoomを使った会話が、資料を共有しながら進めるのに便利です。
2.連絡はすばやく、報告はマメにする
制作がスタートすると、日々お客様やチーム内から連絡が来ます。
例えばお客様から追加の作業を依頼された場合、リソースを確認しなければならない。
追加作業の実現可否を確認しなければならない。
追加分の見積だって上司に決裁をとらなければならない。
などいくつも確認する必要が出てきます。
とてもすぐに返答できそうにありません。
そんな時は全部確認が終わってから返事するのではなく、まずは了解の返事をします。
「対応可能かどうかと、追加費用について社内で確認しますので、明日までお待ちいただけますでしょうか」といったお返事をすれば、相手もいつまでに返事がもらえるか目処が立ち安心してもらえますよね。
逆に連絡が遅れると相手も不安になってしまい、催促の連絡をしたりなど、相手にも余計な対応をさせてしまう事になります。
なのですぐに返事をする、途中の報告もマメにしておくのが良いです。
3.根回しをする
日頃からコミュニケーションを取りながら、案件の情報連携を細かく行うようにしています。
その方が、予定外の作業が発生した時にもスムーズに対応してもらえるからです。
例えば、デザイン作成が終わってコーディング作業に入ったあとも、デザイナーさんには今どういった状況なのかを伝えておき、もし追加でデザインが必要になった場合でもすぐに動いてもらえるように情報を連携しておく。
作業を担当したメンバーの手から離れたあとでも出来るだけ同じ情報を共有しておくことで、一から説明するよりスムーズに対応に入れます。
常にプロジェクトの流れを見ながら予測し、「こういう場合はこういう対応が必要になりそうだ。」とか、ディレクターの第六感（?）が反応したら、メンバーにも声をかけておくことは大事です。
4.自分で作業が滞留しないようにする
進行管理中は各メンバーからの制作物やお客様からのフィードバック（確認事項、修正依頼）など、それぞれから回ってきたボール（確認事項）がディレクターに集まります。
このときボールをディレクターが持っている間は、作業を担当するメンバーの手が空いてしまうことになります。
そのため、自分の確認等で作業が滞留する状況にせず、なるべく早く担当者へとボールを返すようにしています。
また、メンバーに無駄な空き時間を作らないボールはどれかを見極めて、そのボールを投げることも大事です。
私が担当している案件では、JIRAやBacklogといったタスク管理ツールを使用しているので、毎朝自分が担当になっているチケットを確認して、対応が遅れるのを防ぐよう工夫しています。
5.感謝の気持ちを忘れない
進行管理において一番大切に思っている、と言っても過言ではないです。
デザイナーさん、コーダーさんは、私たちにはできない専門的な仕事をしてくれてるので、作業をして頂いた時には毎回必ず、感謝の気持ちを伝えるようにしています。
常に敬意を持って接し、思うだけでなく、必ず言葉にして伝える、ということが大事です。
さいごに
以上、Webディレクターの私たちが制作進行管理で心がけていること5選でした。
より良いものを作り上げるためには、コミュニケーションを円滑に行い、メンバーそれぞれ気持ちよく仕事をすることが大事だと考えています。
その舵取りはディレクターの役目であり、進行管理は重要なスキルだと思って仕事をしております。
嬉しい時は一緒に喜び、悲しい時は一緒に泣く（笑）
当たり前は、当たり前じゃない（笑）
これからも良いチームで仕事が出来るよう、日々精進。
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