働きやすいオフィスとは？オフィスリノベーションの歩みをご紹介！part 1

本記事は【Advent Calendar 2023】 22日目の記事①です。
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こんにちは。東京本社（汐留オフィス）リノベーション担当の藤井です。今までのオフィスリノベーションのあれこれをブログに書いてみない？とお誘いをいただき、二つ返事で引き受けてしまいました！初めてのブログで緊張していますが、今回はタスクフォースの結成からレイアウト決定に至るまでの歩みをお伝えしていきたいと思います。「リノベーション担当になったけど何からはじめていいのかわからない」とお悩みの方へ少しでもお役にたてるような情報が提供できれば幸いです！

誕生！汐留オフィス改善タスクフォース

2020年、働く場の多様化に伴い従来のオフィスは段々と使いにくくなっていました。

　・社員数の増加に対し固定席の準備が追いつかない
　・WEB会議したいけど自席だと周りへの音漏れ／音拾いが気になる
　・広い会議室に１人だけでWEB会議しているなど適正な使い方が出来ていない
　・リフレッシュスペースが狭くて気分転換ができない

など、数をあげればきりがありません。このような状況を打破するためにこれからの働き方、これからのオフィスの在り方について検討する汐留オフィス改善タスクフォースが立ち上がりました。

働き方を棚卸しよう！ライフログ取得&アンケート調査！

汐留オフィス改善タスクフォースは様々な角度から検討を行うことが出来るよう、各部署からメンバーを選出してもらいました。メンバーに最初にやってもらったことは「2週間分のライフログ（誰と・どこで・何をしていたか）の取得」を行い、自身の働き方を棚卸することでした。そしてライフログを振り返り、効率が良かった時、効率が悪かった時を挙げるとともにこれからの働き方として共感できるもの、今後のオフィスの役割などライフログを参考に様々なアンケート調査を行いました。

ライフログから見えたオフィスに求める要素とは？

ライフログをもとに議論すること数時間…社員がオフィスに求める要素は以下の4つにまとまりました。

　①仕事の質（生産性・品質）を高められる場
　②コミュニケーションがとりやすく、クリエイティビティが湧き出す場
　③ON/OFFの切り替えが可能なリフレッシュできる場
　④社員が安心して働くことのできる場

全部説明すると長くなってしまうので、1つだけピックアップします。例えば①について説明すると、ライフログの結果、1人で行う仕事についてはテレワークが圧倒的に効率良く、オフィスではそれほどでも…というなんとも残念な結果でした。それは何故か。原因を探っていくと

　・集中して会議ができる場所がなくて気が散る
　・1人でじっくり仕事のできる環境がない
　・隣の人の電話が気になるし、自分も電話をする時に気を遣う

など、現状のオフィスが使いにくい原因が具体的に見えてきました。これらの問題を解消し、オフィスでも効率よく仕事ができるようにするためオフィスに求める要素の1つとして取り挙げることにしたのです。

オフィスに求める要素は決まったけど…

オフィスに求める要素が決まって、さあレイアウトを検討していくぞ！という流れになるかというと、そうではありません。なぜならこのまま進めていくと失敗する可能性が高いからです。例えば前述の「集中して会議ができる場所がなくて気が散る」という問題を解消するために防音ブースを設置したとします。
その設置場所…はたして適正なのでしょうか？防音ブースを設置するとなると、リノベーション担当としては防音ブースの生み出す圧迫感を緩和するため、オフィスの端に設置したい気持ちになります。しかしながら利用者側にたって考えると、会議の度にオフィスの端まで歩かされるのはとても面倒です。せっかく防音ブースを設置しても利用するにあたって不満を抱えるような状態になってしまうと、リノベーション工事は失敗に終わってしまいます。そこで汐留オフィス改善タスクフォースでは社員全員が使いやすい、満足度の高いオフィスになるように更に一歩踏み込んで考えることにしました。社員がオフィスに求める4つの要素を深堀し、UXに基づいたオフィスに必要とされる環境を導き出すことにしたのです。

ついにたどり着いた！オフィスに必要な7つの環境！

4つの要素を深堀した結果、オフィスに必要な環境が見えてきました。全部で７つあるのですが、ここでも1つだけピックアップします。
前で挙げた4つの要素のうち②コミュニケーションがとりやすく、クリエイティビティが湧き出す場について、現状の使い方や理想的な在り方を議論し深堀した結果、「創造力を高めアイデアをカタチにしていく空間」と「気軽にスピーディに打ち合わせを実現できる空間」の２つが必要だということがわかりました。このように4つの要素をそれぞれ深掘していった結果、７つの環境が必要だという結論に達しました。７つの環境についてはリノベーション後のオフィスとともに次回のブログでご紹介する予定です。

議論はまだまだ続く…次はデザインコンセプトの検討へ

オフィスに必要な環境が導き出され、次の議論はデザインテイストの検討へ。最近のリノベーション工事事例を見ているとスタイリッシュなオフィスやモノトーン、モダンなオフィスが多いように感じますが、汐留オフィス改善タスクフォースで支持されたのは、

　・「共に歩み、共に創っていく仲間」ということを感じられる、自然を生かした温かみのあるオフィスをベースとする
　・働く場所によってその場所に応じた最も適したデザインを採用する

というものでした。オフィス全体は明るい木目を採用していますが1人で集中する場所については集中力を高められるように全体的にトーンを抑え落ち着いたデザインを採用するなどしています。

レイアウト検討開始！オフィスのテーマとは…

ここまできてやっとレイアウトの検討です。レイアウトを検討するうえで汐留オフィス改善タスクフォースではオフィスのテーマを「Communication×Creative」に決めました。前述のオフィスに必要な環境、そしてこのテーマをどう実現するかを考えた結果、オフィスに必要な7つの環境を1箇所にまとめず、オフィスに点在させ動線で繋いでいくレイアウト案が採用されました。

まとめ

タスクフォースの結成からレイアウト決定までの一連の流れについて、いかがだったでしょうか？これでも大分省略したのですが、気づけばこんな文章量に… 簡単ですがここまでの歩みをまとめます。
　①汐留オフィス改善タスクフォースを立ち上げライフログの取得やアンケート調査を実施した
　②ライフログやアンケート調査を参考に社員がオフィスに求める要素を抽出、
　　UXに基づきオフィスに必要な7つの環境を導き出した
　③流行に流されることなく、最適なデザインコンセプトを議論し、採用した
　④オフィスのテーマを決め、オフィスに必要な7つの環境とオフィステーマを実現するために
　　最適なレイアウトを決定した

気になる今後

さて、レイアウトも決まったところで具体的にオフィスがどうリノベーションされたのか…気になりますよね？この話はまた長くなってしまいますので今回のブログはここまでとさせていただいて、次回のブログでは汐留オフィス改善タスクフォースで検討した結果がどのようにオフィスに反映されているのか、7つの環境とともにご紹介したいと思います！
では、次回のブログでお会いしましょう！
←To Be Continued

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