はじめに
こんにちは！
朝食はフライドポテトかお菓子と決まっている、新入社員の海野です！
早速ですが、学生の皆さんや私と同じ新人の皆さんの中には、
「仕事ができる人はレスポンスが早い」
と聞いたことはありませんか？
私も学生時代にそのような話を聞いたことがあり、入社当初はなるべく早く返信することを意識していました。
しかし、実際には情報過多でキャパオーバーになったり、作業効率が低下したり、誤った情報発信をしてしまったりなど、苦労する場面がたくさんありました。
そこで今回は、私の即レス失敗談と、簡単な解決策についてお話しさせていただきます！
- これから社会人になる学生さん
- 入社したばかりの新人さん
は、ぜひ参考にしてください！
入社前に知っておきたい！「即レス」の落とし穴
①「情報過多でキャパオーバー」に注意！
まず気を付けたいのが、即レスを意識しすぎるあまり、情報を正確に把握しきれなくなってしまうことです。
新入社員にとってはあらゆる業務が初めての経験です！
そんな中で複数の会話を同時進行でやり取りしていると、当然ながら膨大な量のメッセージが次々と届きます。
そして、あっという間にキャパオーバーに･･･
私も、色々な会話を同時進行しすぎてしまった結果、
「今、どんな会話が進んでいたんだっけ？」
「何かタスクを振られていた気がするけど、思い出せない…」
と混乱した経験があります。
繰り返しになりますが、新しいことにチャレンジし始めたときは、たとえ簡単なことでも情報を詰め込みすぎると見落としが多くなってしまいます。
いったん落ち着いて、進行中の会話を把握しながら進めましょう！
ちなみに私は、進行中のチャットで見落としが無いように、
slack→「後で」に保存
メール→To Doアイテムのフラグをたてる
などの対策をしています。
②自分のタスクにも集中しよう！
次に気を付けたいのは、自分の作業も大切にするということです。
例えば、
- 資料作成中に、上司から「来週の会議の予定を組みたい」と依頼が。
- 資料作成を中断しすぐに返信。スムーズに予定が決まり、タスク1個消化！
- しかし、作成途中の資料の内容を忘れてしまい、再び確認するところからの作業に･･･
このように、何回も自分の作業を中断していると、集中力も切れて振出しに戻るという大変非効率なループにはまってしまいます。（私も経験しました）
もちろん、トラブルが発生したときや緊急のお問い合わせなど、迅速な対応が必要な連絡もたくさんあります！
一方で、自分が持っているタスクに集中し、期日までに完了させることも大事なお仕事です。
最初は難しいかもしれませんが、自分のタスク状況をしっかり見極めながら、
- 今すぐ対応するべきもの
- 多少後で対応してもよいもの
を分類して仕事に取り組んでいきましょう！
③誤った情報発信に注意！
最後に気を付けたい点は、きちんと経緯や論点を理解してから返信するという点です。
以前、上司から「この前セットアップした共有端末はどこに置いてある？」というメッセージが届きました。
当時は研修中でしたが、すぐに返信が必要と判断し急いで返信した結果、誤った情報を伝えてしまったのです…。
そのためメッセージのやり取りが増えてしまい、本来必要のない手間が発生してしまいました。
このように、内容を十分に理解せずに返信してしまうと、
- 細かい部分まで気を遣えず、相手に誤解をさせてしまう
- 誤った情報を発信してしまい、業務の遅延やトラブルが発生する
といったことにつながる可能性があります。
円滑なコミュニケーションのためには、「内容をしっかりと理解し、正確な情報を伝えること」を意識しましょう！
即レスが難しいなら、「リアクション」で伝える！
このように、「即レス」は誤った情報発信やコミュニケーションミスを引き起こす可能性があります。
とはいえ、全く反応しないのも失礼ですよね。
なぜなら、上司や先輩は
- 新人がきちんと仕事を把握できているのか
- 困りごとはないのか
常に心配しているからです。
そこで大切なのが、適切なタイミングでのレスポンスと状況を伝えるためのリアクションをできるようになることです。
例えば、
といったリアクションをするだけでも、メッセージを送った人は
- 新人が自分の依頼を認識したこと
- 特に大きな問題は発生していないこと
を把握できます。
ですので、先輩からのメッセージには、何かしらのリアクションを返すように意識してみましょう。
まとめ：正確で丁寧なコミュニケーションを心がけよう！
この１年を通して、常に即レスをすることよりも状況を理解し、正確な情報を伝えるレスポンスの方が重要だと感じました。
これにより、結果的には上司や先輩とも正しく円滑なコミュニケーションがとれ、自分の仕事にもしっかり向き合えるようになるはずです。
新しい環境に慣れるまでは、お仕事でもコミュニケーションでも、多くの困難に直面すると思います。
しかし、自分なりのコミュニケーションの取り方や業務の進め方を見つけ出していくことで、少しずつコツをつかんでいくことが出来るはずです。
私もまだまだ未熟ですが、一緒に社会人生活を頑張っていきましょう！
