はじめに
こんにちは、新人一年目の豊田です。 今まで新人として様々な業務を経験させていただきましたが、特に印象に残った業務は会議のファシリテーターです。 今回はそのファシリテーターについて紹介したいと思います。 うまくいかなかったことや感じたこと等をまとめましたので、ファシリテーターをこれから担当する方の参考になれば幸いです。
ファシリテーターとは？
会議で議論を円滑に進め、参加者全員が意見を出しやすい環境を作る進行役です。 具体的には下記のような役割です。
- 会議などの進行
- 参加者に発言を促す
似た役割として司会がありますが、司会はファシリテーターのように会の参加者に発言を促すといった役割は多くありません。これがファシリテーターと司会の違いです。
うまくいかなかったこと
うまくいかなかったことは、主に以下2つです。
①会話が終わった議題を再度振ってしまった
私が参加する会議ではアジェンダがあり 、アジェンダに記載されている議題を、記載順に沿って会話します。ただ必ずしもアジェンダの記載順通りに会議が進むわけではありません。
例えばアジェンダが以下の通りだったとします。
- 開発テーマ
- 開発テーマA
- 開発テーマB
- 保守テーマ
- 保守テーマC
- 保守テーマD
開発テーマAについて会話している際に、関連した保守テーマCをあわせて会話することがあります。 このような場合に、今何を話しているのか把握できず、保守テーマCの会話が終わっているにも関わらず、アジェンダの記載順通りに進めてしまい、保守テーマCの議題を再度振ってしまうことがありました。
②質問や指摘を妨げてしまった
私が参加する会議では、最後に全体を通しての共有・課題・相談事項を会話する時間が設けられています。
私は当初その時間を、会議の中での質問や指摘をまとめて会話する時間と捉え、各議題について担当者からの報告が終わると、すぐに次の議題、次の議題…と進めていました。もちろん、質問や指摘があれば割り込んで話してもらっていましたが、話したいことがあるのに、やや質問しにくい流れを作ってしまっていました。
対策したこと
2つのうまくいかなかったことに対して、それぞれ対策したことは以下の通りです。
①会議前に各議題の予習をする
1つ目のうまくいかなかったこと「①会話が終わった議題を再度振ってしまった」では、
今何を話しているのか把握できず、
が課題でした。その原因を考えると、そもそも各議題の理解が不十分であることに気づきました。それからは、会議前にアジェンダを確認し、議題に関するチケットやスケジュールを確認するようにしました。すると、内容がしだいに把握できるようになり、会話が終わった議題を再度振ってしまうことが少なくなりました。また今では会議前にそこまで予習しなくても問題ない状態になりました。
②議題毎に質問や指摘をする間を設ける
2つ目のうまくいかなかったこと「②質問や指摘を妨げてしまった」では、ファシリテーターの役割である、
参加者に発言を促す
を意識し、実践できていなかったことが問題でした。議題を進めることばかりに気を取られ、参加者の話を聞くための行動ができていませんでした。そのことを理解してからは、必ず議題の終わりに何か質問がないか問いかけをし、次の議題までに少し間をとるようにすることで、質問や指摘を妨げることがなくなり、スムーズな進行ができるようになりました。
ファシリテーターを経験して感じたこと
①何事も事前準備は大事
会議前に各議題の予習をすることで、会話が終わった議題を再度振ってしまうことが対策できましたが、加えて、もしこうなったら…と不安に思うことが少なくなり、安心感を持って会議に臨めるようになりました。
またこの経験を踏まえて、ファシリテーターだけではなく、タスクの依頼を受ける際にも、なるべく事前準備をするようになり、依頼内容の理解を深めやすくなりました。 当たり前ですが、事前準備は大事！と実感する1年でした。
②あいさつで空気を作る
インストラクターの教えもあって、私が気を付けていたことがあります。それはあいさつです。
朝会であれば始めに「おはようございます」、終わりに「本日もよろしくお願いします」というあいさつを、一番最初に一番大きく言うことを心掛けています。実際どこまでの効果があるのかは分かりにくいですが、話しやすい空気を作るためには大切なことだと思っています。
終わりに
いかがだったでしょうか。今回会議のファシリテーターの経験談を書きましたが、大切なことを一言でまとめると、事前準備と周りに目を配ることだと思います。 議題を振るだけではなく、色々なことを考える必要があるため、初めに考えていたよりも簡単ではなかったなと思います。また苦労もしましたが、会議に参加している実感やわずかでも貢献している実感を持つことができたのは嬉しかったことです。
正直この業務だけでなく、苦労した業務はたくさんありました。失敗することもたくさんありましたが、その度に対策し、少しずつ成長してきました。今後も業務に取り組む際には、例え苦労を感じたとしても、何か得られるものがあるという考えを持ち続けたいと思います。最後までお読みいただきありがとうございました。
