情報系出身者じゃない自分がAIとマクロで業務効率化した話

はじめに

はじめまして！新入社員の大室です。情報系の出身ではないままこの業界に飛び込み、気づけば入社してからもうすぐ1年...。正直、右も左もわからない状態でスタートして、ここまでなんとか耐えながら学んできました！！

そんな自分でも、工夫しながらAIやマクロを使うことで、少しずつ業務を改善できるようになってきました。この記事では、その過程で気づいたことや学んだことをまとめています。

正直、社会人になった当初は 「マクロって何？」 というレベルでした。そんな自分がどうしてマクロを使った効率化に挑戦しようと思ったのか。

きっかけは、業務の引き継ぎをしていたときに感じた違和感でした。

既存の作業フローには改善の余地があると感じていましたが、先輩方は日々の業務に追われ、なかなか改善に着手できていない状況でした。

そんな状況を見て、「じゃあ自分がやってみるしかない」と考え始めました。

そこで先輩に聞いてみたところ、効率化の方法はいろいろあると教えてもらいました。ブックマークレット、外部サービス、AWSなどなど。

その中で、ほかの作業にマクロが使われていたのを見て、「自分もマクロで改善できるかもしれない」とチャレンジすることにしたのがスタートでした。

まずは基本に立ち返り、マクロとは何かを調べました。その中で、「マクロ」という言葉が Excel の中で動く VBA（Visual Basic for Applications）による自動処理のことを指していると理解できました。

VBAはExcelファイルの簡単な操作の自動化から、複雑なフローの管理まで、多くのことが実現できると知りました。

ただし、私はプログラミングの経験がほぼゼロ。複雑なコードを書く技術はありません。そこで活用したのが AI でした。

大学時代から課題やレポートでAIを使う機会が多く、「AIにうまく説明すれば、それなりの成果は引き出せる」という自信がありました。そのおかげで、未経験ながらも "AIを相棒にする" 形でマクロ開発に挑戦できました。

AIにマクロを作ってもらうといっても、丸投げではうまくいきません。特に意識したのは以下の点です。

まず自分が「何を作りたいのか」を理解する
目的が曖昧だと、AIの回答も当然曖昧になります。まずは頭の中を整理するため、紙やメモアプリに箇条書きで書き出しました。
プロンプトは「目的」「背景」「欲しい成果物」をセットで書く
これは非常に効果的でした。この3つを揃えて伝えるだけで、AIの回答精度が驚くほど上がります。
トライアンドエラーを恐れない
AIから提案されたコードは、最初から完璧ではありません。エラーが出ても、めげずに「〇〇のエラーが出たけどどう直せばいい？」と聞き返すことで、徐々に完成度が高まっていきました。

そして、ここで特に感じたのは AIは"エラー調査"にめちゃくちゃ強い ということです。

「英語のエラーメッセージがよくわからない」、「原因が自分ではまったく思いつかない」などの状況に陥っても、AIにそのままコピペして聞くと、驚くほど簡単に噛み砕いて説明してくれます。

エラーにぶつかったときこそ、AIの本領発揮。むしろ "詰まったらAIに投げる" くらいの感覚で使う方が、結果的に開発が早く進みました。

ときには自分で調べた方が早い
AIは便利ですが、何でもAI頼りだと詰まる場面もあります。調べた方が早い部分は自分で補完する、というバランスも大事だと実感しました。

完成して終わり……ではありません。

何度もテストしてミスを潰す
どれだけAIが作ってくれても、動作確認は必須です。想定外の入力や、特殊なケースでも正しく動くのかを繰り返し検証しました。
先輩にもチェックしてもらう
業務で使う以上、自分だけの判断では不十分です。先輩に確認してもらい、使い勝手やリスクの有無をフィードバックしてもらいました。このとき、「使用上の注意」をまとめておくと伝達がスムーズだったので、資料化の大切さも感じました。
導入に向けて仕様書を作成する
誰が見ても使えるように、仕様書を作りました。もし仕様書がなければ、使い方が属人化してしまい、トラブル時の対応も難しくなります。「自分以外の誰か」が使うことを意識して書くのがポイントです。

ここで私は、一度同期に確認してもらって実際にマクロを動かしてみてもらうところまで行いました。そこで自分では全く気付かない不明点などが出てくることがあるので、さらに勉強になると思います。