はじめに
はじめまして！NRIネットコム2025年入社の田部です。
私は情報系の学部出身で、大学では主に UI デザインを専攻していました。 グラフィックデザインや動画編集を中心に学んでいたため、正直プログラミングの経験はほとんどありませんでした。現在も絶賛学習中ではありますが、なんとか日々お仕事を頑張っています！
そんな私が今回お伝えしたいのは、 議事録との付き合い方 についてです。
配属後、何本もの議事録を書いてきた中で、私が気を付けていること、そして議事録作成を通して感じたことをまとめました。 なお、今どきの生成 AI を使った議事録作成については触れていません。なぜなら私自身がまだ活用したことがないからです(^^;)
参考になるかは分かりませんが、読んでいただけると嬉しいです！
議事録を書く準備
会議に参加する前に、まずは議事録を書くための準備をします。 今回は「アジェンダ（会議で話す内容をまとめた事前資料）あり」の会議を例に、私がいつも行っている手順をご紹介します。
1. 議事メモの下準備
議事録を書き始める前に、まずはベースとなる「議事メモ」を整えます。 私は普段 Word を使っていますが、メモが取れればツールは何でも大丈夫です。
続いて、アジェンダをメモに貼り付けます。以前は丸ごとコピーしていましたが、最近は「ここは不要かも」「この項目だけ押さえれば十分かも」といった取捨選択もできるようになりました。ただし、これは会議の内容や進め方によって異なるため、会議の特徴に応じて柔軟に調整していきましょう。
2. アジェンダを読み込む
メモの準備ができたら、アジェンダに目を通します。ここが一番大切と言ってもいいかもしれません。 事前に内容を把握しておくことで、「話題についていけない…！」という状況を防ぎやすくなります。
さらに時間があれば、添付されている資料やリンク先の情報を開いて、内容まで確認しておくと安心です。概要だけでなく、やり取りのコメントがある場合は、今までの流れを追っておくと現状がより理解しやすくなるため、議事録担当の方には特におすすめです。
いざ会議へ
まずは
議事録を任される新人の私たちは、先輩より少し早めに会議室へ向かい、画面投影やカメラ、マイクのセッティングを済ませておきましょう（本題と少しずれてしまいました）。
会議スタート！
会議が始まったら、「一文字も聞き逃すまい！全部メモするぞ！」の気持ちでタイピングします。 とはいえ、これはあくまで気持ちだけで、タイピングゲームの名人でもない限り全てを書き留めるのはほぼ不可能です。
そこで、ここでも取捨選択 が必要になります。 耳で聞きながら、先ほど準備した議事メモと照らし合わせて、アジェンダにすでに書かれていることは無理に記録しないようにします。
その代わり、口頭で付け加えられた情報や、やり取りが始まったタイミングで「出番がきたぞー！」の気持ちで書き留めていきましょう。
会議の内容がまだ掴めていない段階では、とにかく「できるだけ多く」メモを取ることが大切です。 一方で、少しずつ理解できるようになってきたら、話を聞きながら要点をまとめて記録することに挑戦してみましょう。
その方が聞き漏れが減り、より正確でわかりやすい議事録になるはずです。
議事録を書こう
会議が終わったら
いよいよ議事録の作成に取り掛かります。
ここで必要になるのは、先ほどまとめた議事メモと、アジェンダ（あれば参考資料も）です。
議事録を書くコツ
議事録が上達する一番のコツは、先輩方が残してくれた議事録を参考にして真似してみることだと思います。
これらは、書くべき粒度や表現の仕方、情報のまとめ方などが詰まっています。まずはそれらを読みながら、「このプロジェクトではどれくらいのレベル感で書けばいいのか」を掴みましょう。
その上で、自分がとった議事メモをその「型」に合わせて整えていくと、自然とわかりやすく正確な議事録に仕上がる気がします。
困ったら
議事録を書いていると、 「これって何の話だったっけ？」「聞き取ったこの単語、合ってる？」といった疑問が出てくることがあります。
そんなときは、遠慮せずに同じチームの先輩に確認しましょう。 疑問をそのままにしないことで、議事録の精度が上がるだけでなく、担当システムの仕様や用語の理解にもつながります。
せっかくの学びのチャンスなので、この機会をぜひ積極的に活用しましょう。
議事録が完成したら
チームの運用にもよるかと思いますが、議事録が完成したら先輩にレビューしてもらうことが多いです。
依頼を出すと一息つきたくなりますが、レビューを受ける過程こそが議事録スキルを伸ばす大事なプロセスだと思います。気づけなかった抜け漏れや表現の改善点を知るチャンスでもあるので軽視できません。
レビューの内容を確認する
- どこがどのように修正されたのか
- 何が足りなかったのか
- 逆に余分だった部分はどこか
といった点をしっかり確認しましょう。
こうした気づきを次の議事録作成に活かしていけば、修正箇所は少しずつ減ってくるはずです。
そしていつか「修正ありません」の一言をもらえる日を目標に頑張りましょう！ （偉そうに言っていますが、私も毎回どこかしら修正されています……！）
まとめ
新人が直面しがちな議事録作成について、配属になって半年ほどの私が普段意識していること、実際に取り組んでいることをまとめてみました。
議事録に苦手意識を持つ人はきっと多いと思います。私自身も文章を書くのが得意なわけではなく、いつも試行錯誤しながら取り組んでいます。
ですが、
- しっかり準備して会議に臨むこと
- わからない点はそのままにせず潰すこと
- 修正後の議事録を必ず見返すこと
このあたりを意識するだけで、ぐっとハードルが下がると感じています。少しずつ頑張りましょう！
そして、右も左も分からない新人にとって、議事録作成を通して得られるものは本当に多いです。 システムに関する基礎知識はもちろん、チームが現在取り組んでいること、今後の方針、課題など、与えられたタスクだけでは見えない「全体像」がだんだんと掴めるようになってきました。
だからこそ、たかが議事録、されど議事録。
この機会を活かして、成長につなげていきましょう！
